Personeelsadministratie

U bent geen horeca-onderneming begonnen om dagelijks met papierwerk bezig te zijn. Helaas kan u niet onder deze verplichtingen uit. De boetes die u riskeert als uw administratie niet in orde is, zijn niet mals. Maar niet alleen daarvoor zorgt u er best voor dat uw papieren in orde zijn, een goede personeelsadministratie is meestal de basis voor een doordacht personeelsbeleid en zorgt ervoor dat u bij conflicten steviger in uw schoenen staat.

Arbeidsreglement
Een arbeidsreglement is een verplicht document en meestal één van de eerste dingen die u bij een inspectie moet voorleggen. De verplichte inhoud van het arbeidsreglement verandert bovendien geregeld, meestal zonder dat u erbij stilstaat. Hebt u uw reglement sinds maart 2015 niet meer aangepast, dan hebt u een document dat niet meer aan de wettelijke vereisten voldoet !
Maar wist u dat een arbeidsreglement zoveel méér kan zijn dan zomaar een verplicht document ? Door uw eigen “huisregels” erin op te nemen rond bijv. eten & drinken, kledij, ziekte- en vakantieroutines, fooien, GSM-gebruik, tijdsregistratie, … dwingt u uzelf om over een aantal dingen na te denken en creëert u duidelijkheid ten opzichte van uw werknemers.

Contracten
Mondelinge arbeidsovereenkomsten zijn bij wet nog steeds toegestaan, al stelt u elke overeenkomst natuurlijk best op papier. Maar voor sommige categorieën van werknemers zijn schriftelijke contracten absoluut noodzakelijk. Denken we aan deeltijders, studenten en flexi-jobbers. Maar ook voor contracten van bepaalde duur is een schriftelijke én door beide partijen gehandtekende overeenkomst verplicht. Het ontbreken van deze documenten kan u niet enkel een boete opleveren, maar kan er zelfs toe leiden dat u retroactief alle voordelen op bijv. uw flexi-jobs en studenten verliest !

Dimona
Niet het werken zonder contract of zonder loonbrief maakt dat een werknemer al dan niet in het zwart aan het werken is, wel de dimona-aangifte.
Voor al uw werknemers moet die dimona gebeuren, zowel bij in- als bij uitdiensttreding. Voor uw vaste werknemers gebeurt dit meestal via uw sociaal secretariaat, voor de extra’s, flexi’s en studenten doet u dit meestal zelf.
Maar weet u ook dat u uw wijzigingen en annulaties tijdig moet doorvoeren of dat u anders uw RSZ-voordelen misloopt met de kans van een boete erbovenop ?

Een proper klassement
Het lijkt een goedkope opmerking, maar de eerste indruk zal bij veel sociaal inspecteurs mee bepalen hoe streng zij zullen zijn in hun oordeel. Met een overzichtelijk klassement, waaruit u meteen alle gevraagde documenten tevoorschijn kan toveren, laat u blijken dat u uw zaakjes op orde hebt. Een kleine investering in mappen en kaftjes en een beetje discipline om uw administratie up to date te houden zal meteen lonen.